Best Practices & Tools zum von Remote Teams
Homeoffice und das Management von Remote Teams sind in der Berufswelt zu einem der Hauptthemen geworden. Dadurch entwickeln sich neue Strukturen und Herausforderungen. Denn eine virtuelle Arbeitsgemeinschaft muss ganz anders organisiert werden als das übliche Büro-Team vor Ort. Dazu gibt es für das Management zahlreiche Best Practices und Tools,die teils sogar kostenfrei zur Verfügung stehen.
Herausforderungen im Management von Remote Teams
Die Herausforderungen beim Management eines Remote Teams liegen klar auf der Hand. Da die Mitarbeiter nicht physisch bei Ihnen vor Ort sind,brauchen Sie umso mehr eine klare Kommunikation und Aufgabenverteilung. Sie müssen die Erfüllung der Aufgaben auch aus der Ferneüberprüfen können und jederzeit im Auge behalten.
Dabei stellen sich schnell die ersten Fragen.
Wie können Sie die Aufgabenverteilung so managen, dass jeder Mitarbeiter weiß, was er oder sie zu tun hat?
Wie überprüfen Sie das Einhalten von Absprachen oder Vereinbarungen?
Auch an regelmäßige Teammeetings zur effizienten Kommunikation der Mitarbeiter untereinander sollte gedacht werden. Zeitmanagement, sowie das Einhalten von Deadlines, nehmen ebenfalls eine äußerst wichtige Rolle beim Managen von Remote Teams ein. Die wichtigsten Punkte, um die Herausforderungen des Managements zu meistern, sind also:
- Die richtigen Kollaborationstools für die Kommunikation
- Klare Abläufe im Arbeitsprozess und eine eindeutige Definierung der Verantwortung der jeweiligen Positionen
- Das Arbeiten mit realistischen Terminen und Deadlines
- Teamwork
Kollaborationstools für eine gelungene Kommunikation in Remote Teams
Die gängigsten Tools für die Kommunikation eines Remote Teams kennen Sie bereits aus dem Arbeitsalltag. Programme, wie eignen sich, um mit den Mitarbeitern zu chatten. Die altbekannte E-Mail gehört immer noch zu einem der besten Kommunikationsmittel für Absprachennd Systeme wie Microsoft Outlook erlauben die Koordination von einem internen Kalender. Microsoft Teams oder Zoom bieten hingegen die idealen Voraussetzungen für Besprechungen und Videotelefonate oder auch Konferenzen mit mehreren Teilnehmern.
Egal, für welches Kommunikationsmittel Sie sich entscheiden- als Best Practice gilt: Schaffen Sie sich Freiraum und Vertrautheit. Schaffen Sie dem Team einen Raum, der die Unterhaltung und Absprache unter Mitarbeitern im Büro ersetzt.
Klare Abläufe im Arbeitsprozess und die richtigen Tools
Um die Abläufe der Arbeitsprozesse und die Verantwortung von jedem Mitarbeiter klar zu definieren, setzen Sie am besten auf ein verlässliches Tool für das Projektmanagement. Trello, Clickup oder Microsoft Planner bieten Plattformen, die sich für die Organisation einzelner Aufgaben gut eignen. In diesen Systemen finden Sie außerdem Chaträume, die für die Verständigung jeder einzelnen Aufgabe genutzt werden können.
Deadlines managen
Klare sowie realistische Termine und Deadlines sind für das Management von Remote Teams unabdingbar. Die oben genannten Plattformen bieten die Möglichkeit, Termine zu hinterlegen und nachzuverfolgen. Dementsprechend können auch Benachrichtigungen aktiviert werden, um die Einhaltung der gesetzten Deadlines im Auge zu behalten und verschiedenen Mitarbeitern zuzuordnen.
Teamwork fördern und verbessern
Zum erfolgreichen Management von Remote Teams gehört natürlich auch ein gut funktionierendes Teamwork, welches bestmöglich gefördert werden sollte. Der virtuelle Arbeitsplatz sollte die Grundlage für den Zusammenhalt Ihres Teams werden. Ein Chatroom für Pausen kann ebenfalls zum Austausch und Kennenlernen genutzt werden. Dazu gibt es die Möglichkeit, auch virtuelle Gruppentreffen zu organisieren.
Eine weitere Best Practice zum Thema Teamwork beinhaltet die gegenseitige Anerkennung und einen freundlichen Umgangston im Team zu fordern und zu fördern. Gerade in der geschriebenen Kommunikation können Nachrichten oder Rückmeldungen falsch interpretiert werden. Achten Sie daher auf den Gebrauch von freundlichen Grußformeln, ermutigenden Worten und aktivem Feedback. Mitarbeiter, die sich von der Führung wertgeschätzt fühlen, werden in der Regel auch untereinander einen positiven Umgang pflegen. Auf der Seite digitalmindset.de können Sie sich ebenfalls Inspirationen und Tipps zum Umgang mit Virtual Meetings ansehen.
Investieren Sie in die richtigen Tools, definieren Sie Aufgaben klar und setzen Sie gleich von Beginn an realistische Deadlines. Wenn Sie diese Best Practices umsetzen, werden Sie mit Ihrem virtuellen Team ein erfolgreiches Unternehmen aufbauen und leiten. Dabei können Sie von den vielen Vorteilen profitieren, die das Arbeiten in Remote Teams mit sich bringt.
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