Eine virtuelle Sekretärin übernimmt ähnliche Arbeiten wie eine klassische Sekretärin. Da sie aber anstatt fest angestellt und mit eigenem Büro beim Auftraggeber, ausschließlich online arbeitet, ist sie deutlich flexibler einsetzbar und zudem viel günstiger. Eine Assistentin oder einen Assistenten Vollzeit einzustellen würde schließlich die Betriebskosten erhöhen und häufig wird auch keine Vollzeitkraft benötigt. Genügend Gründe also, um einen genaueren Blick auf die Unterstützung durch eine virtuelle Sekretärin zu werfen.
Früher war eine solche persönliche Büro-Hilfskraft nur für Unternehmer und höhere Führungskräfte reserviert. Mit der fortschreitenden technischen Entwicklung und dank des globalen Outsourcing-Markts hat sich dies jedoch deutlich geändert.
Virtuelle Sekretärin aus Indien
Bei den Dienstleistungen virtueller Sekretärinnen ist Indien eines der bekanntesten Outsourcing-Länder. Das Land ist schon seit vielen Jahren führend im IT-Outsourcing und hält am globalen Outsourcing-Markt einen Anteil von über 55 Prozent. Auch im Bereich des Business Process Outsourcing (BPO) mischt Indien, dank seiner vielen exzellent in Englisch ausgebildeten Fachkräfte, ganz vorne mit.
Eine virtuelle Sekretärin aus Indien zu finden, ist daher ein leichtes Spiel. Wenn Sie sich klar darüber sind, welche Aufgaben Sie abgeben wollen und welches Qualifikationsprofil für Sie wichtig ist, ist die Suche nach einer passenden Online-Hilfskraft nicht weiter schwierig.
Vorteile der Zusammenarbeit mit einer virtuellen Sekretärin aus Indien
Die zunehmende Beliebtheit der Zusammenarbeit mit virtuellen Assistenten macht offensichtlich, dass hier einige Vorteile für Unternehmen bestehen. Zu den wichtigsten Vorzügen gehören folgende:
- Keine zusätzlichen Bürokosten: Da es sich bei virtuellen Assistenten um Freiberufler handelt, entfallen die Kosten für Büroräumlichkeiten und die benötigte technische Ausstattung. Dies ist auch der Fall bei Fachkräften aus Indien. Am besten sollten Sie sich für eine in Indien fest angestellte virtuelle Sekretärin als Outsourcing-Fachkraft entscheiden, da hier eine höhere Arbeitsqualität garantiert wird.
- Keine Sozialabgaben: Weiterhin entfallen bei einer virtuellen Sekretärin die üblichen Sozialabgaben. Sie bezahlen nur die tatsächlich geleistete Arbeitszeit. Auf diese Weise können Sie Ihre Kosten deutlich reduzieren und immer dann auf virtuelle Assistenten zurückgreifen, wenn Sie deren Unterstützung aktiv benötigen. Insbesondere bei indischen Fachkräften können Sie durch die niedrigeren Lebenshaltungskosten deutlich finanzielle Ressourcen einsparen.
- Höhere Produktivität: Durch die Zusammenarbeit mit spezialisierten virtuellen Assistenten brauchen Sie keine teuren fest angestellten Mitarbeiter für Aufgaben wie die Datenerfassung einsetzen. Weiterhin können Ihre Arbeiten durch virtuelle Sekretärinnen produktiver erledigt werden, da diese spezifische Kenntnisse für die Erledigung solcher Aufgaben besitzen.
- Zusätzliches Know-how: Durch spezialisierte Assistenten erhalten Sie wichtiges Know-how für Ihr Unternehmen und sichern die Erledigung von Aufgaben durch Spezialisten ab. Anstatt einen Social-Media-Manager in Vollzeit einzustellen, können Sie z. B. eine virtuelle Sekretärin für eine bestimmte Anzahl an Stunden pro Woche für die Verwaltung Ihrer Social-Media-Accounts einsetzen.
- Einfache Erweiterung des Arbeitsvolumens: Anstatt mehrere neue Mitarbeiter bei einer Vergrößerung Ihres Geschäfts einzustellen, können Sie flexibel weitere virtuelle Assistenten für die zu erledigende Arbeit per Zeitabrechnung bezahlen. Sie entscheiden dabei über die Stundenanzahl pro Woche und die Dauer der Zusammenarbeit.
- Mehr Zeit für Ihre Kernaufgaben: Eine virtuelle Sekretärin schafft Ihnen mehr Freiraum für andere Aufgaben, die nur von Ihnen oder Ihren fest angestellten Mitarbeitern erledigt werden können. Sie werden merken, wie viel zusätzliche Zeit für Sie und Ihre Mitarbeiter durch die Zusammenarbeit mit virtuellen Assistenten entsteht.
Einsatzmöglichkeiten einer virtuellen Sekretärin
Die Einsatzmöglichkeiten einer virtuellen Sekretärin sind dabei sehr vielseitig, wenn Sie sich die Zeit für exakte Vorgaben und eine gute Einarbeitung nehmen.
Neben klassischen textbasierten Arbeiten wie Korrekturlesen, Transkription und einfachen Übersetzungen können Sie eine virtuelle Sekretärin auch für die E-Mail-Beantwortung und den Telefonservice einsetzen. Sie müssen dafür lediglich die entsprechenden Weiterleitungen oder eigenen E-Mail-Konten anlegen und für klare Anweisungen sorgen.
Weiterhin kann eine virtuelle Sekretärin für die Internetrecherche hilfreich sein, insbesondere wenn es um die Recherche vieler Informationen von verschiedenen Seiten geht. Dies können Konkurrenzanalysen sein oder auch die einfache Datenextraktion mit anschließendem Eintragen in Excel-Tabellen oder in eine beliebige Kollaborationssoftware, die sie online verfügbar machen.
Das Gleiche gilt für standardisierte Social-Media-Aktivitäten. Sie können eine virtuelle Sekretärin mit der Beaufsichtigung und Moderation verschiedener Profile betrauen, sodass Sie nicht ständig einen Blick darauf werfen müssen. Wichtiges Feedback neuer Kontakte lassen Sie dann einfach an sich weiterleiten. Zusätzlich sorgt die virtuelle Sekretärin dafür, dass regelmäßig ein neuer Beitrag von Ihrem Unternehmen in den sozialen Medien erscheint.
Die entsprechende Fachkompetenz vorausgesetzt, kann das bis hin zur Blogpflege gehen, bei der eine virtuelle Sekretärin selbstständig neue Beiträge verfasst und Nutzerkommentare beantwortet.
Hier sind einige weitere wichtige Einsatzmöglichkeiten von virtuellen Assistenten:
- Terminplanung
- Rechnungserstellung
- Datenerfassungsaufgaben
- E-Commerce-Aufgaben wie Produktbeschreibungen und das Verwalten der Produktkategorien
- Live-Chat-Support
- Suchmaschinenoptimierung (SEO) für Ihre Website und weitere Internetanwendungen
- Erstellung von Werbematerial
- Recherche zu neuen Märkten für Ihre Produkte oder Services
Virtuelle Sekretärin aus Indien – Hilfe bei der Auswahl
outsourcing4work kann für Sie einen virtuellen Assistenten finden, die genau zu dem Bedarf Ihres Unternehmens passt. Teilen Sie uns lediglich mit, welche Kriterien und Fachkenntnisse Ihnen wichtig sind, und wir suchen dementsprechend eine passende Hilfskraft, die auf Wunsch rund um die Uhr oder zu bestimmten Zeiten zu Ihrer Verfügung steht. Sie können die virtuelle Sekretärin natürlich auch ganz gezielt nur für spezifische Aufgaben einsetzen, die Sie projektbasiert abarbeiten lassen.
Um die Koordination, gerade in der Anfangsphase der Zusammenarbeit, kümmert sich Outsourcing4work persönlich und beschäftigt dafür eigene deutschsprachige Koordinatoren. Den Vertrag können Sie mit uns als deutschem Unternehmen abschließen. Somit müssen Sie sich um Details wie Rechtssicherheit und der Bezahlung ins Ausland keinen Kopf zerbrechen.
Haben Sie bereits Erfahrungen mit virtuellen Assistenten gemacht?